Envolvimento das equipes e comunidades globais durante as mudanças de cursos da COVID-19

À medida que a COVID-19 continua causando impacto em escala mundial, a diretora de Recursos Humanos da F5, Ana White, e o diretor de Marketing e Experiência do Cliente, Mika Yamamoto, refletem sobre a implementação de esforços de resposta e prontidão que alcançam funcionários e comunidades em todo o mundo.

Como a maioria das empresas, a F5 já havia desenvolvido planos de recuperação e mitigação de desastres. E embora essas ferramentas tenham se mostrado valiosas nas últimas semanas, a pandemia atual traz consigo um elemento humano sem precedentes que nenhuma coleção geral de melhores práticas poderia abordar suficientemente.

Nosso objetivo com este artigo é compartilhar a resposta da empresa (e as lições aprendidas) até o momento, à medida que as situações evoluíram e se tornaram mais complexas. Também enfatizaremos como tomar decisões ponderadas com informações imperfeitas é essencial para proteger continuamente funcionários, clientes, parceiros e comunidades. Nossa esperança é que, ao compartilhar nossa história, possamos despertar algumas ideias para outros profissionais que também lideram suas organizações nessa situação única e em constante mudança. Afinal, estamos juntos nisso e nossas melhores práticas coletivas servem para nos tornar melhores, ou pelo menos para perceber que não estamos sozinhos.

Foco no que importa: Seja Humano Primeiro

Nosso princípio orientador na F5 é simples: Faça a coisa certa — uns pelos outros, pelos nossos clientes, pelos nossos acionistas, pela nossa comunidade e pelo mundo. Acreditamos que se todas as decisões forem tomadas por essa lente, a tomada de decisões se tornará muito mais focada e eficiente. Mais importante ainda, isso também garante que nossa tomada de decisões reflita a cultura " humana em primeiro lugar " da nossa empresa.

Ao longo do caminho, esse princípio orientador nos ajudou a manter o foco nas coisas que realmente importam enquanto trabalhávamos nas seguintes etapas e barreiras iniciais:

• Segurança em primeiro lugar – Em situações em que uma opção específica comprometeria a segurança pessoal ou emocional, escolhemos outro caminho.
  
  
• Mantenha a conexão, mude o meio – Mais do que nunca, precisamos permanecer conectados. Em vez de simplesmente cancelar eventos ou reuniões presenciais, estamos buscando maneiras criativas e acessíveis de nos conectarmos de forma significativa por meio de videoconferências e webinars. Na verdade, vimos inúmeros exemplos de nossos funcionários usando esses meios para criar conexões ainda mais fortes em suas equipes e comunidades, liderando desde sessões de meditação e ioga até exercícios virtuais, happy hours virtuais no final da semana e hora da história para crianças que estudam em casa.
  
  
• Solicite feedback – Estabeleça um meio dedicado para que os funcionários levantem dúvidas e preocupações. Responder ao feedback é fundamental. As pessoas precisam se sentir ouvidas.
  
  
• Reconheça a colisão e o conflito diário entre o trabalho e as responsabilidades familiares – Para muitos, essa luta é aguda. Não fale apenas sobre a crise em si, mas também sobre como os funcionários e suas famílias podem se adaptar. Forneça links para recursos para crianças, ideias para ficar sozinho em quarentena e práticas recomendadas para reuniões virtuais.
  
  
• Lembre-se da pessoa como um todo – Nossos funcionários são muito mais do que seus empregos. Disponibilize recursos e sessões de treinamento bem avaliadas sobre gerenciamento de estresse e práticas recomendadas de trabalho remoto. Habilite o aconselhamento aos funcionários por meio de Programas de Assistência ao Funcionário (EAP) e ofertas relacionadas. E encontre maneiras de acelerar melhorias nos benefícios dos funcionários que farão a diferença.

Por exemplo, mesmo quando tínhamos orientações conflitantes e dados incompletos, optamos por seguir em frente com medidas de segurança agressivas, como cancelar grandes eventos presenciais (antes que isso se tornasse comum) e acelerar a transição de nossos funcionários para um modelo de trabalho em casa (antes que os mandatos oficiais fossem divulgados para isso). Na época, fomos criticados em alguns círculos por sermos alarmistas. Nossos funcionários, parceiros e clientes ficaram gratos pela cautela.

Comunique-se com transparência, cedo e frequentemente

Qualquer crise exige comunicação clara e constante, especialmente em meio a condições incertas e em rápida mudança. No início, assumimos a posição de que, mesmo que não tivéssemos todas as respostas, nos comunicaríamos cedo e com frequência. Em uma situação com implicações globais para a saúde, optamos por nos apresentar das seguintes maneiras:

• Seja direto sobre a ambiguidade – É muito melhor do que tentar parecer um especialista instantâneo. Comece com humildade e respeito mútuo para manter a confiança dos funcionários. Fomos intencionais em nossas mensagens que priorizam o ser humano e, sempre que possível, tomamos decisões proativas e ações decisivas que eram consistentes com as autoridades locais.
  
  
• Seja o mais aberto, transparente e oportuno possível nas comunicações com os funcionários (mantendo a saúde e a privacidade dos funcionários como considerações prioritárias).
  
  
• Reconhecer que a diversidade de contribuições produz melhores decisões – Somos muito gratos por termos estabelecido, no início do processo , uma equipe central multifuncional de profissionais de RH, comunicações, operações e jurídicos para se reunir pelo menos duas vezes por semana para refinar proativamente as diretrizes dos funcionários e as decisões políticas associadas.
  
  
• Estabeleça uma cadência com a qual os funcionários possam contar – Ao estabelecer uma cadência previsível e uma voz consistente da empresa sobre a COVID-19, os funcionários sabem que podem confiar na orientação corporativa em vez de especular (ou pior, ouvir rumores infundados).
  
  
• Adote o uso de ferramentas de colaboração – Estamos nos conectando de todas as maneiras que podemos. Além de reforçar nossas ferramentas de colaboração interna por meio de novos canais do Microsoft Teams e Zoom, diferentes funções também criaram uma série de reuniões virtuais e horários de expediente para conexão e alinhamento.
  
  
• Forneça orientação de liderança em todos os níveis – Nossas reuniões de equipe funcional também são sobrepostas por reuniões mais amplas da empresa e sessões de gerenciamento lideradas por nosso CEO e pela equipe de liderança, bem como conteúdo relevante publicado em nosso blog corporativo externo para maior transparência, como esta mensagem do nosso CEO .
  
  
• Reconheça que atualizações específicas de cada região podem ser necessárias – Esta pandemia está claramente se manifestando de forma diferente em cada canto do mundo. Embora tenhamos sido intencionais ao comunicar mensagens universais, também respondemos com empatia a situações específicas de cada região — como a atual carga sobre as instalações médicas da Itália — com políticas e procedimentos específicos que não eram necessariamente relevantes para nossa população global.
  
  
• Considere vários conjuntos de dados e especialistas – Como essa situação não tem precedentes modernos, optamos por aproveitar vários conjuntos de dados e discutir as implicações em nosso fórum interdisciplinar para abordar quaisquer dados conflitantes ao decidir um curso de ação e garantir clareza e alinhamento entre a liderança.

Mantenha-se flexível e priorize a empatia

Muitas das capacidades que ajudaram a F5 a responder à crise atual têm suas raízes em programas anteriores implementados pela empresa. Por exemplo, a transição dos funcionários para trabalhar em casa foi facilitada por causa do nosso programa “Freedom to Flex”, que dá aos funcionários da F5 a opção de trabalhar remotamente em uma ampla variedade de cenários. Com esse programa e o investimento paralelo em tecnologia segura, já tínhamos uma cultura em que os funcionários podiam trabalhar em horários ajustados e trabalhar remotamente. Essa experiência tornou relativamente fácil para todos os funcionários mudarem para um modelo de trabalho em casa.

Claro que isso não foi perfeito, pois há fatores estressantes que nenhum de nós enfrentou antes e que impactam a maneira como trabalhamos. Adotamos alguns princípios importantes ao longo do caminho:

• Incentive oportunidades de alegria e gratidão – Às vezes, até mesmo um pequeno gesto pode fazer muito para ajudar as pessoas a se sentirem mais conectadas. Para nós, compartilhar fotos, histórias e reconhecimento em uma área dedicada nos lembra que estamos todos juntos nisso e que vamos superar isso. Algumas equipes dentro do F5 estabeleceram conversas virtuais regulares em que os indivíduos se conectam sobre tópicos não relacionados ao trabalho, como fariam nos corredores entre as reuniões ou na máquina de café.
  
  
• Pense em como sua empresa pode ajudar a comunidade – Continuamos a gastar muita energia considerando como podemos alavancar nossa experiência e recursos (pessoas, tecnologia e fundos) para apoiar esforços humanitários mais amplos (por exemplo, ajudando a aumentar a capacidade de trabalhadores remotos para organizações sem fins lucrativos). Da mesma forma, postagens inspiradoras e relevantes nas mídias sociais também podem levantar o ânimo e lembrar aos funcionários que as organizações são uma força para o bem global .
  
  
• Ajuste conforme necessário – Nossa equipe principal se manteve atualizada 24 horas por dia, 7 dias por semana, com as últimas novidades do mundo todo, compartilhando perspectivas sobre se deveríamos alterar nossa orientação e como fazê-lo. À medida que a situação evoluiu e se agravou em algumas áreas e se dissipou em outras, nós nos ajustamos adequadamente com diversas fontes de dados como guia.
  
  
• Aproveite sua rede – Nós nos beneficiamos muito ao entrar em contato com colegas ao redor do mundo que enfrentam situações semelhantes para trocar ideias sobre como liderar nestes tempos incertos. Elas foram inestimáveis, mesmo que apenas para nos lembrar de que não estamos sozinhos lutando contra essas circunstâncias complexas.

Esperamos que essas perspectivas e lições aprendidas sejam úteis para outras empresas. Estamos todos aprendendo no trabalho enquanto passamos por isso, apoiando uns aos outros e compartilhando nossas experiências. Embora nem sempre acertemos na primeira tentativa, o ideal é que outros possam construir a partir das experiências que vivemos nas últimas semanas, adaptando com sucesso os processos para melhor se adequarem à nossa nova realidade coletiva. Vamos continuar a compartilhar, demonstrar gentileza e buscar maneiras inovadoras de chegar ao outro lado disso como uma comunidade global.

Para obter informações adicionais sobre a resposta corporativa da F5 à COVID-19, visite: https://www.f5.com/business-continuity