Published on: 18 April 2019
Last updated on: 1 June 2023
F5, Inc. has prepared this F5 Recruiting Privacy Notice (“Notice”) to be provided to F5 job applicants and other individuals whose personal data we process for recruiting purposes (collectively, “Candidates”). The purpose of this Notice is to give you information about the sorts of personal data we may collect, process, and use for these purposes—and the circumstances in which we may use it.
F5 needs to process certain personal data in order to evaluate your candidacy and, if you are to be hired, prepare for your employment with F5, such as making arrangements to pay you and provide you with benefits. There are also statutory requirements and other contractual requirements with which we must comply regarding your job application and any hiring process. If we are unable to carry out the processing activities that we describe in this Notice, we may not be able to evaluate your candidacy or hire you. Of course, we hope it would never come to that, and we would attempt to discuss it with you first if it seemed like a real possibility, but this is information we are obliged to provide to you as part of this Notice.
Under the EU General Data Protection Regulation (“GDPR”) and similar laws, to the extent they apply, F5 is a "controller" of this data, which means that F5 will be directly responsible for the processing of your personal data. When we say "F5," "we," or "us" in this document, we mean the F5 Group company to which you are applying for a job, or which is recruiting you. In addition, you will see several references to the “F5 Group,” which includes all other F5 entities globally.
This Notice does not guarantee that you will be hired and, if you are hired, this document will not be part of your contract of employment. We may update this Notice from time to time, for example if we implement new systems or processes that involve the use of personal data in a way not described in this Notice.
1.What categories of personal data does F5 collect about me?
F5 recopilará, procesará y utilizará las siguientes categorías de datos personales (a las que denominamos colectivamente «Datos del candidato»):
- Identification data, which includes your name, citizenship, photo, passport data, immigration status, information about dependents, date and place of birth, social security number, signature, as well as other government-issued identification information.
- Contact details, such as your home address, telephone number, and email address.
- Career and education information, such as position, business title, employee type, management level, time type (full- or part-time and percentage), work location, division, department, position level, manager (name and ID), support roles, start and end date, job history (including position history, title history, effective dates, and past pay groups), CV or resume, qualification testing results, education history, skills, certifications, background check results (to the extent permissible by the applicable local laws), worker history (including log-files of changes in human resources databases), reason for leaving, and other information from interviews with you, your references, or other third parties.
- Organizational data, including IDs for IT systems, company details, and cost center allocations.
- Other data you provide to us that is relevant to the potential employment relationship, including information gathered about you through interviews with you.
- Other data from third-party sources that is relevant to the potential employment relationship, such as, but not limited to third party development test providers, and including information from other F5 Group companies, publicly available sources, and non-publicly available sources, as described in more detail below in Section 4.
2.What “Sensitive Candidate Data” does F5 collect and process?
Además de la recopilación, el tratamiento y el uso de los Datos del candidato, y dependiendo del alcance de su candidatura y de los países en los que usted y F5 se encuentren, F5 podrá recopilar, tratar y utilizar las siguientes categorías especiales de datos personales sobre usted, que describimos como «Datos sensibles del candidato»:
- Health and medical data, to the extent these can be disclosed to F5 in accordance with the applicable laws, such as information on disability for purposes of accommodations in the interview process and the workplace and compliance with legal obligations.
- Criminal records data, if F5 has conducted or received the results of criminal records background checks in relation to you, where relevant and appropriate to your desired role and to the extent such checks are authorized pursuant to applicable local laws.
- Trade union membership, where required to address labor laws.
- Legally protected classification information, such as the optional collection of information about ethnicity by F5 entities in the United States for jobs there, in connection with their legal obligation to request such information on a voluntary basis to monitor compliance with equal opportunity legislation.
3.Why does F5 need to collect and process my Candidate Data and Sensitive Candidate Data?
We collect and use Candidate Data and Sensitive Candidate Data for a variety of reasons related to your candidacy (the “Processing Purposes”). We’ve compiled a list of these reasons along with examples of some of the Candidate Data used for each of these Processing Purposes:
- Evaluating and responding to your employment application, including reviewing your education and job history, facilitating interviews, checking references and conducting background checks, and notifying you of relevant additional vacancies with us that may interest you. This involves the processing of identification data, contact details, information about your job record and, where appropriate and permitted by law, other personal history, including other information about you that you provide to us or that we collect from third-party sources.
- Setting up your employment and compensation, including to secure travel or employment visas, and establish payroll and other compensation and benefits. This involves the processing of identification data; contact details; information about your job record, salary, benefits, and equity compensation; and organizational data.
- Setting up your access to IT systems and support to enable you and others to perform work if hired, to enable our business to operate, to enable us to identify and resolve issues in our IT systems, and to keep our systems secure. This involves processing identification information as all of it is stored or processed on Company IT systems in some manner.
- Complying with applicable laws and employment-related and pre-employment-related requirements along with the administration of those requirements, such as income tax, social security deductions, and employment and immigration laws. This involves the processing of identification data, contact details, information about your job record, organizational data, and, where appropriate and permitted by law, other personal history, including other information about you that you provide to us or that we collect from third-party sources.
- Monitoring and ensuring compliance with applicable policies, procedures, and laws, including conducting internal investigations. This involves the processing of identification data; contact details; information about your job record; background check; salary, benefits, and equity compensation; organizational data, and, where appropriate and permitted by law, other personal history, including other information about you that you provide to us or that we collect from third-party sources.
- Communicating with you, F5 employees, and third parties. This involves the processing of identification data, contact details, information about your job record, organizational data, and, where appropriate and permitted by law, other personal history, including other information about you that you provide to us or that we collect from third-party sources.
- Responding to and complying with requests and legal demands from regulators or other authorities in or outside of your home country. This involves the processing of identification data; contact details; information about your job record; salary, benefits, and equity compensation; and organizational data, and, where appropriate and permitted by law, other personal history, including other information about you that you provide to us or that we collect from third-party sources.
- Complying with corporate financial responsibilities, including audit requirements (both internal and external) and cost/budgeting analysis and control. This involves the processing of identification data; contact details; information about your job record; salary, benefits, and equity compensation; and organizational data.
4.How do we collect this information?
En la mayoría de los casos, F5 recopila datos personales directamente de usted. Por ejemplo, solemos recopilar los Datos del candidato y los Datos sensibles del candidato de su parte:
- Durante el proceso de contratación, como en las entrevistas.
- En la preparación del inicio de la contratación. (Tenga en cuenta que las empresas del Grupo F5 utilizan diferentes políticas de privacidad para los datos personales que tienen sobre las personas que se han convertido en empleados).
En ocasiones, F5 también puede recibir datos personales sobre usted de fuentes de terceros, como:
- Otras empresas del Grupo F5.
- Asesores de contratación, reclutadores externos y otras fuentes de referencia.
- Agencias de verificación de antecedentes, si participa en un proceso de verificación de antecedentes en cumplimiento de la legislación local.
- Otros proveedores de servicios (tal y como se define en la sección 6 más adelante) que nos ayudan en las tareas de contratación, como una agencia de viajes.
- Empleadores anteriores.
- Otras referencias que aporte.
- Fuentes disponibles públicamente, como su perfil profesional de LinkedIn, su perfil profesional en el sitio web de su empleador actual, las biografías de los ponentes en los sitios web de las conferencias profesionales en las que ha intervenido, los artículos que ha publicado y los comunicados de prensa u otros anuncios de la empresa.
5. ¿Por qué necesita F5 recopilar, procesar y utilizar mis Datos de candidato y mis Datos sensibles de candidato?
Tanto los Datos del candidato como los Datos sensibles del candidato son necesarios para que F5 lleve a cabo una variedad de actividades relacionadas con su solicitud de empleo y su posible empleo, el cumplimiento de las obligaciones de F5 como resultado de la evaluación de su candidatura y su posible empleo, y las operaciones de F5 como empresa.
Donde sea aplicable, ciertas leyes de protección de datos de fuera de Estados Unidos nos exigen que le expliquemos las bases legales de nuestra recopilación, tratamiento y uso de sus Datos de candidato y Datos sensibles de candidato. Tenemos varias, así que para asegurarnos de que tiene una visión completa, las hemos enumerado a continuación:
Para los Datos del candidato, nuestras bases legales son:
- Tomar medidas a petición suya antes de firmar un contrato de trabajo u otro tipo de contrato con usted.
- Cumplimiento de las obligaciones legales, en particular en el ámbito del derecho laboral y del trabajo, de la seguridad social y de la protección social, de la protección de datos, de la fiscalidad y del cumplimiento de la legislación empresarial.
- Interés legítimo de F5 y de las filiales de F5.
- Su consentimiento, cuando sea apropiado y permitido o requerido por la ley local de protección de datos.
Para los Datos sensibles del candidato, nuestras bases legales son:
- Consentimiento explícito, según lo permitido o requerido por la ley local de protección de datos.
- Cumplir con las obligaciones y ejercer los derechos específicos de F5 o de usted en el ámbito del derecho laboral, de la seguridad social y de la protección social, según lo permita la legislación local de protección de datos y/o un convenio colectivo válido.
- Establecer, ejercer o defender demandas judiciales o cuando los tribunales actúen en su capacidad judicial.
- Para un interés público sustancial según lo permitido por la ley local de protección de datos.
- Para la evaluación de su capacidad laboral potencial según lo permitido por la ley local de protección de datos.
Somos conscientes de que esto es mucha información, y queremos ser lo más claros posible con usted al respecto. Cuando hacemos referencia a «intereses legítimos de F5 o de terceros», esto puede incluir:
- Implementación y operación de una estructura matricial para todo el grupo e intercambio de información para todo el grupo.
- Gestión de los recursos humanos.
- Seguridad en el lugar de trabajo.
- Prevención de fraudes, uso indebido de los sistemas informáticos de la empresa o blanqueo de dinero.
- Seguridad física, informática y seguridad de la red.
- Cumplir con ciertos requisitos legales nacionales o extranjeros.
- Investigaciones internas.
- Resolución de litigios.
- Fusiones y adquisiciones.
6.To whom might F5 disclose my personal data?
As previously noted, we are part of the global F5 Group and several entities in this group are involved in the Processing Purposes. To ensure that the Processing Purposes can be completed, your information may be disclosed to any of the entities within the F5 Group. Where we do disclose data in this way, however, it is our policy to limit the categories of individuals who have access to that personal data.
F5 may transfer personal data to third parties, including to entities within and outside of the F5 Group, which may be based in any jurisdiction where F5 Group entities are located, for the Processing Purposes as follows:
- Within the F5 Group. Because the relevant F5 employer is part of a wider group with global headquarters in the United States, all of which partially share management, human resources, legal, compliance, finance, and audit responsibility, F5 may transfer the Candidate Data and Sensitive Candidate Data to, or otherwise allow access to, such data by F5, Inc. and other entities within the F5 Group, which may use, transfer, and process the data for the Processing Purposes and otherwise pursuant to this Candidate Notice.
- Communication with third parties. As necessary in connection with business operations, work contact details, communication contact details, and other personal data may be transferred to existing or potential business partners, suppliers, government officials, or other third parties as appropriate for the particular business operation.
- Regulators, authorities, and other third parties. As necessary for the Processing Purposes described above, personal data may be transferred to regulators, courts, and other authorities (e.g., tax and law enforcement authorities), independent external advisors (e.g., auditors and legal advisors), directors within the F5 Group, insurance carriers, benefits providers, internal compliance, and investigation teams (including external advisors appointed to conduct internal investigations).
- Acquiring entities. If the F5 business for which you have applied (or another F5 Group member processing your personal data) is sold or transferred in whole or in part (or such a sale or transfer is being contemplated), your personal data may be transferred to the new employer or potential new employer as part of the transfer itself or as part of an initial review for such transfer (i.e., due diligence), subject to any rights provided by applicable law, including jurisdictions where the new employer or potential new employer are located.
- Service providers. As necessary for the Processing Purposes described above, personal data may be disclosed to one or more third parties, whether affiliated or unaffiliated, to process personal data under appropriate instructions ("Service Providers"). For example, the Service Providers may carry out instructions related to recruiting administration, IT system support, training, compliance, and other activities relevant to the Processing Purposes, and will be subject to appropriate contractual obligations.
We are a global company with headquarters in the United States, and the F5 affiliates and third parties to whom we disclose Candidate Data and Sensitive Candidate Data as described in this Privacy Notice are located in the United States and elsewhere in the world, including countries where privacy laws may not provide as much protection as your country. F5 complies with legal requirements for protecting the movement of data across borders, including through the use of European Commission-approved Standard Contractual Clauses. You may request a copy of the Standard Contractual Clauses by contacting us as described below.
7. ¿Durante cuánto tiempo conservará F5 mis datos personales?
Es nuestra política no conservar los datos personales durante más tiempo del necesario para los Propósitos de procesamiento. Si los datos personales se conservan más allá del tiempo que normalmente necesitaríamos conservarlos, ese período se determinará en función de la legislación local aplicable.
8. ¿Qué derechos tengo con respecto a mis datos personales?
En virtud de ciertas leyes de proyección de datos, como el RGPD, los candidatos tienen una serie de derechos especiales en relación con sus Datos del candidato y Datos sensibles del candidato. Estos pueden diferir según el país y suelen estar sujetos a importantes excepciones, pero, cuando se aplican, pueden resumirse en términos generales de la siguiente manera:
(i) Derecho de acceso.
Este es el derecho de confirmar con nosotros si sus datos personales son procesados, y si lo son, de solicitar acceso a dichos datos personales, incluyendo las categorías de datos personales procesados, el propósito del procesamiento, los destinatarios o categorías de destinatarios, y otra información sobre el procesamiento. Sin embargo, tenemos que tener en cuenta los intereses de los demás, y en algunos casos permitidos por la ley podemos cobrar una cuota.
(ii) Derecho de rectificación.
Este es el derecho a rectificar los datos personales inexactos o incompletos que le conciernen.
(Iii) Derecho a la eliminación.
Este es el derecho a pedirnos que eliminemos ciertos datos personales que le conciernen.
(Iv) Derecho a la restricción del procesamiento.
Este es el derecho de solicitar que restrinjamos el procesamiento de sus datos personales.
(v) Derecho a la portabilidad de los datos.
Este es el derecho a recibir determinados datos personales que nos haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, y que tenga derecho a que los datos se transmitan a otra entidad.
(vi) Derecho de oposición.
Este es el derecho a oponerse, por motivos relacionados con su situación, en cualquier momento al procesamiento de sus datos personales, incluida la elaboración de perfiles, por nuestra parte, y se nos puede exigir que dejemos de procesar sus datos personales.
(vii) Derecho a retirar el consentimiento.
Cuando tratamos sus datos personales sobre la base de su consentimiento, este es el derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento antes de su retirada. En los casos en los que se requiera su consentimiento para llevar a cabo el tratamiento, la retirada del mismo puede afectar a nuestra capacidad para mantener una parte o la totalidad de nuestra relación con usted, como por ejemplo nuestra capacidad para proporcionarle determinadas prestaciones. Estaremos encantados de discutir por adelantado el impacto de su retirada de consentimiento para cualquier tratamiento particular de sus datos personales.
(viii) Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad supervisora.
También tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad competente de control de protección de datos que depende del país en el que se encuentre.If you are located in the EEA, you can see a list of competent data protection authorities here.
To exercise any of these rights, please contact us as stated in the How to Contact Us section below.
9. Cómo se protege la información
F5 utiliza medidas de seguridad para proteger los datos personales contra la pérdida, el uso indebido y el acceso no autorizado o accidental, la divulgación, la alteración y la destrucción. Esto incluye políticas y medidas técnicas, físicas y organizativas para ayudar a asegurar y proteger los datos personales. Sin embargo, ninguna seguridad es perfecta, y no prometemos que la información permanezca siempre segura.
10.Cómo ponerse en contacto con nosotros
If you have concerns or questions regarding this Notice or if you would like to exercise rights you may have as a data subject, please use section 12. How to contact us in F5 Privacy Notice or:
Main European office:
NGINX
Attn: Privacy Office
3rd Floor, 89/90 South Mall
Cork, Ireland
T12 RPPO
UK Office:
F5 Networks Limited
Attn: Privacy Office
Chertsey Gate West
43-47 Lond Street Chertsey
SURREY KT16 8AP
United Kingdom
F5, Inc.
Attn: Privacy Office
801 5th Ave, Seattle, WA 98104
United States
También puede ponerse en contacto con nuestro responsable director de protección de datos:
Dr. Felix Wittern
Fieldfisher
Am Sandtorkai 68
20457 Hamburg
Germany
f5.dpo@fieldfisher.com
Los candidatos a puestos de trabajo en la India pueden ponerse en contacto con nuestro responsable de reclamaciones:
Malvieka Joshi
Hyderabad Office
Skyview Bldg 20
8TH Floor, Unit 801-804
SY NO 83/1
PLOT NO 22 23 24 31 32 33
Raidurgam Madhapur
Hyderabad
Telangana 500081
India
m.joshi@f5.com