Involucrando a equipos y comunidades globales durante la crisis de la COVID-19

Mientras la COVID-19 continúa dejando sentir su impacto a escala mundial, la directora de Recursos Humanos de F5, Ana White, y el director de Marketing y Experiencia del Cliente, Mika Yamamoto, reflexionan sobre la implementación de esfuerzos de respuesta y preparación para llegar a empleados y comunidades de todo el mundo.

Como la mayoría de las empresas, F5 ya había desarrollado planes de recuperación y mitigación de desastres. Y si bien estas herramientas han demostrado ser valiosas durante las últimas semanas, la pandemia actual trae consigo un elemento humano sin precedentes que ningún conjunto general de mejores prácticas podría abordar de manera suficiente.

Nuestro objetivo con este artículo es compartir la respuesta de la empresa (y las lecciones aprendidas) hasta la fecha a medida que las situaciones han evolucionado y se han vuelto más complejas. También enfatizaremos cómo tomar decisiones inteligentes con información imperfecta es esencial para proteger continuamente a los empleados, clientes, socios y comunidades. Nuestra esperanza es que al compartir nuestra historia, podamos generar algunas ideas para otros profesionales que también lideran su organización a través de esta situación única y en constante cambio. Después de todo, estamos todos juntos en esto y nuestras mejores prácticas colectivas sirven para hacernos mejores a todos, o al menos para darnos cuenta de que no estamos solos.

Concéntrese en lo que importa: Sé humano primero

Nuestro principio rector en F5 es simple: Haga lo correcto: para los demás, para nuestros clientes, para nuestros accionistas, para nuestra comunidad y para el mundo. Creemos que si todas las decisiones se toman desde esta perspectiva, la toma de decisiones se vuelve mucho más centrada y eficiente. Es importante destacar que también garantiza que nuestra toma de decisiones refleje la cultura de “ lo humano primero ” de nuestra empresa.

A lo largo del camino, este principio rector nos ayudó a mantenernos enfocados en las cosas que realmente importan mientras trabajamos en los siguientes pasos y barreras iniciales:

• La seguridad es lo primero : en situaciones en las que una opción particular pudiera comprometer la seguridad personal o emocional, elegimos otro camino.
  
  
• Mantenga la conexión, cambie el medio : más que nunca necesitamos mantenernos conectados. En lugar de simplemente cancelar eventos o reuniones en persona, estamos buscando formas creativas y accesibles de conectarnos de manera significativa a través de videoconferencias y seminarios web. De hecho, hemos visto innumerables ejemplos de nuestros empleados que utilizan estos medios para forjar conexiones aún más fuertes en sus equipos y comunidades, liderando desde sesiones de meditación y yoga hasta entrenamientos virtuales, horas felices virtuales de fin de semana y horas de cuentos para niños que estudian en casa.
  
  
• Solicitar retroalimentación : establecer un medio específico para que los empleados planteen preguntas e inquietudes. Abordar los comentarios es clave. La gente necesita sentirse escuchada.
  
  
• Reconocer la colisión y el conflicto diario entre el trabajo y las responsabilidades familiares : para muchos, esta lucha es aguda. No se trata sólo de hablar de la crisis en sí, sino también de cómo los empleados y sus familias pueden adaptarse. Proporciona enlaces a recursos para niños, ideas para la cuarentena en solitario y mejores prácticas para reuniones virtuales.
  
  
• Recuerde a la persona en su totalidad : nuestros empleados son mucho más que sus trabajos. Implementar recursos y sesiones de capacitación bien evaluadas sobre gestión del estrés y mejores prácticas de trabajo remoto. Habilitar el asesoramiento de los empleados a través de los Programas de Asistencia al Empleado (EAP) y ofertas relacionadas. Y encontrar formas de acelerar las mejoras en los beneficios de los empleados que marcarán una diferencia.

A modo de ejemplo, incluso cuando teníamos directrices contradictorias y datos incompletos, optamos por seguir adelante con medidas de seguridad agresivas, como cancelar grandes eventos presenciales (antes de que esto fuera algo común) y acelerar la transición de nuestros empleados a un modelo de trabajo desde casa (antes de que se publicaran los mandatos oficiales para hacerlo). En aquel momento, en algunos círculos nos criticaron por ser alarmistas. Nuestros empleados, socios y clientes agradecieron la precaución.

Comunicarse con transparencia, desde el principio y con frecuencia

Cualquier crisis requiere una comunicación clara y constante, especialmente en medio de condiciones inciertas y que cambian rápidamente. Desde el principio, adoptamos la postura de que, incluso si no tuviéramos todas las respuestas, nos comunicaríamos con frecuencia y de manera temprana. Ante una situación con implicaciones para la salud mundial, optamos por manifestarnos de las siguientes maneras:

• Sea sincero acerca de la ambigüedad : es mucho mejor que intentar parecer un experto instantáneo. Comience desde un lugar de humildad y respeto mutuo para mantener la confianza de los empleados. Fuimos decididos en nuestros mensajes centrados en los seres humanos y, cuando pudimos, tomamos decisiones proactivas y emprendemos acciones decisivas que fueron coherentes con las autoridades locales.
  
  
• Sea lo más abierto, transparente y oportuno posible con las comunicaciones con los empleados (manteniendo la salud y la privacidad de los empleados como consideraciones prioritarias).
  
  
• Reconocer que la diversidad de aportes produce mejores decisiones : estamos muy agradecidos de que, al comienzo del proceso , hayamos establecido un equipo central multifuncional de profesionales de Recursos Humanos, Comunicaciones, Operaciones y Legales para reunirse al menos dos veces por semana para refinar de manera proactiva las pautas para los empleados y las decisiones políticas asociadas.
  
  
• Establecer una cadencia en la que los empleados puedan confiar: al establecer una cadencia predecible y una voz consistente de la empresa sobre el COVID-19, los empleados saben que pueden confiar en la orientación corporativa en lugar de especular (o peor aún, escuchar rumores infundados).
  
  
• Adopte el uso de herramientas de colaboración : nos conectamos de todas las maneras que podemos. Además de reforzar nuestras herramientas de colaboración interna a través de medios como los nuevos canales de Microsoft Teams y Zoom, diferentes funciones también han establecido una serie de reuniones virtuales y horas de oficina para conectarnos y alinearnos.
  
  
• Brindar orientación de liderazgo en todos los niveles: nuestras reuniones de equipos funcionales también se superponen con reuniones más amplias de la empresa y sesiones de gerentes dirigidas por nuestro director ejecutivo y el equipo de liderazgo, así como contenido relevante publicado en nuestro blog corporativo externo para una mayor transparencia, como este mensaje de nuestro director ejecutivo .
  
  
• Reconozca que pueden ser necesarias actualizaciones específicas para cada región: esta pandemia claramente se está manifestando de manera diferente en cada rincón del mundo. Si bien hemos sido intencionales al comunicar mensajes universales, también hemos respondido con empatía a situaciones específicas de cada región (como la carga actual sobre las instalaciones médicas de Italia) con políticas y procedimientos específicos que no eran necesariamente relevantes para nuestra población global.
  
  
• Considere múltiples conjuntos de datos y expertos : debido a que esta situación no tiene precedentes modernos, hemos decidido aprovechar múltiples conjuntos de datos y analizar las implicaciones en nuestro foro interdisciplinario para abordar cualquier dato conflictivo mientras decidimos un curso de acción y garantizamos claridad y alineación entre los líderes.

Manténgase flexible y priorice la empatía

Muchas de las capacidades que han ayudado a F5 a responder a la crisis actual tienen sus raíces en programas anteriores implementados por la empresa. Por ejemplo, la transición de los empleados al trabajo desde casa se facilitó gracias a nuestro programa “Freedom to Flex”, que ofrece a los empleados de F5 la opción de trabajar de forma remota en una amplia gama de escenarios. Con este programa y la inversión paralela en tecnología segura, ya teníamos una cultura en la que los empleados podían trabajar en horarios adaptados y teletrabajar. Esta experiencia hizo que fuera relativamente sencillo para todos los empleados cambiar a un modelo de trabajo desde casa.

Por supuesto, esto no ha sido perfecto, ya que hay factores estresantes que ninguno de nosotros ha enfrentado antes y que impactan en la forma en que trabajamos. Hemos adoptado algunos principios importantes a lo largo del camino:

• Fomente oportunidades de alegría y gratitud : a veces, incluso un pequeño gesto puede ser de gran ayuda para que las personas se sientan más conectadas. Para nosotros, compartir fotos, historias y reconocimientos en un área dedicada nos recuerda que estamos todos juntos en esto y que lo superaremos. Algunos equipos dentro de F5 han establecido conversaciones virtuales programadas regularmente donde las personas se conectan sobre temas no relacionados con el trabajo, tal como lo harían en los pasillos entre reuniones o en la máquina de café.
  
  
• Piense en cómo su empresa puede ayudar a la comunidad : seguimos dedicando gran parte de nuestra energía a considerar cómo podemos aprovechar nuestra experiencia y nuestros recursos (personas, tecnología y fondos) para apoyar esfuerzos humanitarios más amplios (por ejemplo, ayudar a aumentar la capacidad de trabajador en remoto para organizaciones sin fines de lucro). De manera similar, las publicaciones inspiradoras y relevantes en las redes sociales también pueden levantar el ánimo y recordar a los empleados cómo las organizaciones son una Fuerza aliada/A force for (please see the instructions to check which term to use) el bien global .
  
  
• Realizar ajustes según sea necesario : nuestro equipo central se ha mantenido informado las 24 horas, los 7 días de la semana, con las últimas novedades de todo el mundo, compartiendo perspectivas sobre si deberíamos modificar nuestra guía y cómo hacerlo. A medida que la situación ha evolucionado y se ha intensificado en algunas áreas y se ha disipado en otras, nos hemos adaptado en consecuencia utilizando múltiples fuentes de datos como guía.
  
  
• Aproveche su red : nos hemos beneficiado enormemente al comunicarnos con nuestros pares de todo el mundo que enfrentan situaciones similares para intercambiar ideas sobre cómo liderar en estos tiempos inciertos. Estos han sido invaluables, aunque sólo sea para recordarnos a todos que no estamos solos al luchar con estas circunstancias complejas.

Esperamos que estas perspectivas y lecciones aprendidas resulten útiles para otras empresas. Todos estamos aprendiendo en el trabajo mientras atravesamos esta situación, apoyándonos unos a otros y compartiendo nuestras experiencias. Si bien no siempre acertaremos en el primer intento, lo ideal sería que otros puedan aprovechar las experiencias que hemos vivido durante las últimas semanas para adaptar con éxito los procesos y que se ajusten mejor a nuestra nueva realidad colectiva. Sigamos compartiendo, demostrando amabilidad y buscando formas innovadoras de llegar al otro lado de esto como comunidad global.

Para obtener información adicional sobre la respuesta corporativa de F5 al COVID-19, visite: https://www.f5.com/business-continuity