Einbindung globaler Teams und Communities während der COVID-19-Pandemie

Da die Auswirkungen von COVID-19 weiterhin weltweit zu spüren sind, denken F5s Chief Human Resources Officer Ana White und Chief Marketing & Customer Experience Officer Mika Yamamoto über die Umsetzung von Reaktions- und Bereitschaftsmaßnahmen nach, die Mitarbeiter und Gemeinden weltweit erreichen.

Wie die meisten Unternehmen hatte F5 bereits im Vorfeld Pläne zur Notfallwiederherstellung und Schadensbegrenzung entwickelt. Diese Instrumente haben sich in den vergangenen Wochen zwar als wertvoll erwiesen, doch die aktuelle Pandemie bringt auch eine beispiellose menschliche Komponente mit sich, die durch keine allgemeine Sammlung bewährter Verfahren ausreichend berücksichtigt werden kann.

Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen die bisherigen Reaktionen des Unternehmens (und die daraus gewonnenen Erkenntnisse) mitteilen, da sich die Situationen weiterentwickelt und komplexer geworden sind. Wir werden auch betonen, wie wichtig es ist, auf der Grundlage unvollständiger Informationen wohlüberlegte Entscheidungen zu treffen, um Mitarbeiter, Kunden, Partner und die Gemeinschaft kontinuierlich zu schützen. Wir hoffen, dass wir durch das Teilen unserer Geschichte andere Fachleute, die ihre Organisation ebenfalls durch diese einzigartige und sich ständig verändernde Situation führen, als Ideen anregen können. Schließlich sitzen wir alle im selben Boot und unsere gemeinsamen Best Practices dienen dazu, uns alle zu verbessern oder uns zumindest bewusst zu machen, dass wir nicht allein sind.

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Seien Sie zuerst menschlich

Unser Leitprinzip bei F5 ist einfach: Tun Sie das Richtige – füreinander, für unsere Kunden, unsere Aktionäre, unsere Gemeinschaft und die Welt. Wir sind davon überzeugt, dass die Entscheidungsfindung wesentlich zielgerichteter und effizienter wird, wenn alle Entscheidungen aus dieser Perspektive getroffen werden. Wichtig ist auch, dass dadurch sichergestellt wird, dass unsere Entscheidungsfindung die „ Der Mensch steht an erster Stelle “-Kultur unseres Unternehmens widerspiegelt.

Dieser Leitsatz hat uns dabei geholfen, uns auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren, während wir die folgenden Schritte und anfänglichen Leitplanken durchgearbeitet haben:

• Sicherheit geht vor – In Situationen, in denen eine bestimmte Option die persönliche oder emotionale Sicherheit gefährden würde, wählen wir einen anderen Weg.
  
  
• Halten Sie die Verbindung aufrecht, ändern Sie das Medium – Wir müssen mehr denn je in Verbindung bleiben. Anstatt persönliche Veranstaltungen oder Meetings einfach abzusagen, suchen wir nach kreativen und zugänglichen Möglichkeiten, über Videokonferenzen und Webinare sinnvolle Verbindungen herzustellen. Tatsächlich haben wir zahllose Beispiele dafür gesehen, wie unsere Mitarbeiter diese Medien nutzen, um noch stärkere Verbindungen in ihren Teams und Communities aufzubauen – von Meditations- und Yogasitzungen über virtuelle Workouts und virtuelle Happy Hours am Ende der Woche bis hin zu Geschichtenstunden für Kinder, die zu Hause lernen.
  
  
• Fordern Sie Feedback an – Schaffen Sie eine spezielle Möglichkeit für Mitarbeiter, Fragen und Bedenken zu äußern. Der Schlüssel liegt darin, auf Feedback einzugehen. Die Menschen müssen das Gefühl haben, dass ihnen zugehört wird.
  
  
• Kennen Sie die täglichen Kollisionen und Konflikte zwischen Arbeit und familiären Verpflichtungen – für viele ist dieser Kampf akut. Sprechen Sie nicht nur über die Krise selbst, sondern auch darüber, wie sich Mitarbeiter und ihre Familien darauf einstellen können. Stellen Sie Links zu Ressourcen für Kinder, Ideen für die alleinige Quarantäne und bewährte Methoden für virtuelle Meetings bereit.
  
  
• Denken Sie an den ganzen Menschen – unsere Mitarbeiter sind so viel mehr als nur ihr Job. Stellen Sie Ressourcen und sorgfältig geprüfte Schulungen zum Stressmanagement und zu bewährten Vorgehensweisen bei der Fernarbeit bereit. Ermöglichen Sie Mitarbeiterberatung über Employee Assistance Programs (EAP) und ähnliche Angebote. Und finden Sie Wege, die Verbesserung der Mitarbeiterleistungen zu beschleunigen, die einen Unterschied machen.

So haben wir uns beispielsweise trotz widersprüchlicher Vorgaben und unvollständiger Daten dazu entschieden, aggressive Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Dazu gehörten die Absage großer Präsenzveranstaltungen (bevor dies zur gängigen Praxis wurde) und die Beschleunigung der Umstellung unserer Mitarbeiter auf die Arbeit von zu Hause aus (bevor es offizielle Anordnungen dazu gab). Damals wurden wir in manchen Kreisen für unsere Panikmache kritisiert. Unsere Mitarbeiter, Partner und Kunden waren dankbar für die Vorsicht.

Kommunizieren Sie transparent, frühzeitig und oft

Jede Krise erfordert eine klare und konstante Kommunikation, insbesondere unter unsicheren und sich schnell ändernden Bedingungen. Wir haben schon früh den Standpunkt vertreten, dass wir frühzeitig und oft kommunizieren würden, auch wenn wir nicht auf alle Fragen eine Antwort hätten. Angesichts der weltweiten gesundheitlichen Folgen haben wir uns für folgende Maßnahmen entschieden:

• Gehen Sie offen mit Unklarheiten um – das ist viel besser, als zu versuchen, sich als Experte darzustellen. Um das Vertrauen der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, gehen Sie von Bescheidenheit und gegenseitigem Respekt aus. Wir haben unsere Botschaften, in denen der Mensch an erster Stelle stand, zielstrebig formuliert und, wo möglich, proaktive Entscheidungen getroffen und entschlossene Maßnahmen im Einklang mit den Vorschriften der örtlichen Behörden ergriffen.
  
  
• Kommunizieren Sie so offen, transparent und zeitnah wie möglich mit Ihren Mitarbeitern (und behalten Sie dabei die Gesundheit und Privatsphäre der Mitarbeiter im Auge).
  
  
• Erkennen Sie, dass vielfältige Eingaben zu besseren Entscheidungen führen . – Wir sind sehr dankbar, dass wir schon früh im Prozess ein funktionsübergreifendes Kernteam aus HR-, Kommunikations-, Betriebs- und Rechtsexperten gebildet haben, das sich mindestens zweimal pro Woche trifft, um Mitarbeiterrichtlinien und damit verbundene Grundsatzentscheidungen proaktiv zu verfeinern.
  
  
• Schaffen Sie einen Rhythmus, auf den sich die Mitarbeiter verlassen können – Durch die Etablierung eines vorhersehbaren Rhythmus und einer einheitlichen Stimme des Unternehmens zu COVID-19 wissen die Mitarbeiter, dass sie sich auf die Leitlinien des Unternehmens verlassen können, anstatt zu spekulieren (oder, schlimmer noch, auf unbegründete Gerüchte zu hören).
  
  
• Nutzen Sie die Tools zur Zusammenarbeit . Wir vernetzen uns auf jede erdenkliche Weise. Neben der Stärkung unserer internen Tools zur Zusammenarbeit durch Mittel wie neue Microsoft Teams- und Zoom-Kanäle haben verschiedene Funktionen auch eine Reihe virtueller Meetings und Bürozeiten eingerichtet, um sich zu vernetzen und abzustimmen.
  
  
• Geben Sie auf allen Ebenen Führungsberatung – Unsere funktionalen Teambesprechungen werden zudem durch allgemeinere Unternehmensbesprechungen und Managersitzungen ergänzt, die von unserem CEO und dem Führungsteam geleitet werden. Darüber hinaus werden in unserem externen Unternehmensblog relevante Inhalte veröffentlicht, um für zusätzliche Transparenz zu sorgen, wie beispielsweise diese Nachricht von unserem CEO .
  
  
• Bedenken Sie, dass möglicherweise regionsspezifische Aktualisierungen erforderlich sind. Diese Pandemie manifestiert sich in jedem Teil der Welt eindeutig anders. Obwohl wir bewusst universelle Botschaften kommuniziert haben, haben wir auch einfühlsam auf regionsspezifische Situationen reagiert – wie etwa die aktuelle Belastung der medizinischen Einrichtungen in Italien – und zwar mit spezifischen Richtlinien und Verfahren, die für unsere globale Bevölkerung nicht unbedingt relevant waren.
  
  
• Berücksichtigen Sie mehrere Datensätze und Experten – Da es für diese Situation keinen modernen Präzedenzfall gibt, haben wir uns dafür entschieden, mehrere Datensätze zu nutzen und die Auswirkungen in unserem fachübergreifenden Forum zu diskutieren, um etwaige widersprüchliche Daten zu berücksichtigen, während wir eine Vorgehensweise festlegen und Klarheit und Abstimmung in der gesamten Führungsebene sicherstellen.

Bleiben Sie flexibel und legen Sie Wert auf Empathie

Viele der Fähigkeiten, die F5 bei der Bewältigung der aktuellen Krise geholfen haben, haben ihren Ursprung in früheren Programmen, die das Unternehmen implementiert hat. Beispielsweise wurde die Umstellung der Mitarbeiter auf die Arbeit von zu Hause durch unser Programm „Freedom to Flex“ erleichtert, das F5-Mitarbeitern in zahlreichen Szenarien die Möglichkeit bietet, aus der Ferne zu arbeiten. Mit diesem Programm und der parallelen Investition in sichere Technologie hatten wir bereits eine Kultur, die unseren Mitarbeitern angepasste Arbeitszeiten und Telearbeit ermöglichte. Aufgrund dieser Erfahrung verlief die Umstellung auf ein Homeoffice-Modell für alle Mitarbeiter relativ reibungslos.

Natürlich verlief auch dies nicht reibungslos, da unsere Arbeitsweise von Stressfaktoren beeinflusst wurde, mit denen keiner von uns zuvor konfrontiert war. Dabei haben wir uns einige wichtige Prinzipien zu eigen gemacht:

• Fördern Sie Gelegenheiten zur Freude und Dankbarkeit – Manchmal kann sogar eine kleine Geste viel dazu beitragen, dass sich Menschen verbundener fühlen. Das Teilen von Fotos, Geschichten und Anerkennung in einem speziellen Bereich erinnert uns daran, dass wir alle im selben Boot sitzen und es überstehen werden. Einige Teams bei F5 haben regelmäßige virtuelle Gespräche am Wasserspender eingerichtet, bei denen sich die einzelnen Mitarbeiter über nicht arbeitsbezogene Themen austauschen, so wie sie es vielleicht auf dem Flur zwischen den Meetings oder an der Kaffeemaschine tun würden.
  
  
• Überlegen Sie, wie Ihr Unternehmen der Gemeinschaft helfen kann . Wir stecken weiterhin viel Energie in die Überlegung, wie wir unser Fachwissen und unsere Ressourcen (Mitarbeiter, Technologie und Geldmittel) nutzen können, um umfassendere humanitäre Bemühungen zu unterstützen (zum Beispiel indem wir gemeinnützigen Organisationen dabei helfen, die Zahl ihrer Telearbeiter zu erhöhen). Ebenso können inspirierende und relevante Posts in den sozialen Medien die Stimmung heben und die Mitarbeiter daran erinnern, dass ihr Unternehmen eine Kraft für das globale Wohl ist.
  
  
• Bei Bedarf Anpassungen vornehmen – Unser Kernteam hält sich gegenseitig rund um die Uhr über die neuesten Entwicklungen aus aller Welt auf dem Laufenden und tauscht Ansichten darüber aus, ob und wie wir unsere Leitlinien ändern sollten. Da sich die Situation in einigen Bereichen verschärft und eskaliert hat, während sie sich in anderen auflöste, haben wir uns entsprechend angepasst und uns dabei an mehreren Datenquellen orientiert.
  
  
• Nutzen Sie Ihr Netzwerk – Es hat uns sehr geholfen, mit Kollegen rund um den Globus in Kontakt zu treten, die sich in einer ähnlichen Situation befinden, um Ideen darüber auszutauschen, wie wir in diesen unsicheren Zeiten Führung übernehmen können. Diese waren von unschätzbarem Wert, schon allein, um uns alle daran zu erinnern, dass wir im Kampf mit diesen komplexen Umständen nicht allein sind.

Wir hoffen, dass diese Perspektiven und gewonnenen Erkenntnisse für andere Unternehmen von Nutzen sind. Wir alle lernen im Rahmen unserer Arbeit, unterstützen uns gegenseitig und tauschen unsere Erfahrungen aus. Auch wenn uns nicht immer gleich beim ersten Versuch ein Erfolg gelingt, können andere im Idealfall auf den Erfahrungen aufbauen, die wir in den letzten Wochen gemacht haben, und Prozesse erfolgreich anpassen, damit sie besser zu unserer neuen kollektiven Realität passen. Lassen Sie uns weiterhin teilen, Freundlichkeit zeigen und nach innovativen Wegen suchen, um als globale Gemeinschaft auf die andere Seite zu gelangen.

Weitere Informationen zu F5s Unternehmensreaktion auf COVID-19 finden Sie unter: https://www.f5.com/business-continuity