Impliquer les équipes et les communautés mondiales pendant les changements de marées de COVID-19

Alors que le COVID-19 continue de faire sentir son impact à l'échelle mondiale, Ana White, directrice des ressources humaines de F5, et Mika Yamamoto, directeur du marketing et de l'expérience client, réfléchissent à la mise en œuvre des efforts de réponse et de préparation pour atteindre les employés et les communautés du monde entier.

Comme la plupart des entreprises, F5 avait déjà élaboré des plans de reprise après sinistre et d’atténuation de ses effets. Et même si ces outils se sont révélés précieux au cours des dernières semaines, la pandémie actuelle apporte avec elle un élément humain sans précédent qu’aucun recueil général de bonnes pratiques ne pourrait suffisamment prendre en compte.

Notre objectif avec cet article est de partager la réponse de l’entreprise (et les leçons apprises) à ce jour alors que les situations ont évolué et sont devenues plus complexes. Nous soulignerons également qu’il est essentiel de prendre des décisions réfléchies avec des informations imparfaites pour protéger en permanence les employés, les clients, les partenaires et les communautés. Nous espérons qu’en partageant notre histoire, nous pourrons susciter des idées pour d’autres professionnels qui dirigent également leur organisation à travers cette situation unique et en constante évolution. Après tout, nous sommes tous dans le même bateau et nos meilleures pratiques collectives servent à nous rendre tous meilleurs, ou du moins à nous faire réaliser que nous ne sommes pas seuls.

Concentrez-vous sur ce qui compte : Soyez humain avant tout

Notre principe directeur chez F5 est simple : Faites ce qui est juste – pour les autres, pour nos clients, nos actionnaires, notre communauté et pour le monde. Nous pensons que si toutes les décisions sont prises à travers cette optique, la prise de décision devient beaucoup plus ciblée et efficace. Il est également important de veiller à ce que notre prise de décision reflète la culture « axée sur l’humain » de notre entreprise.

Tout au long du chemin, ce principe directeur nous a aidés à rester concentrés sur les choses qui comptent vraiment tout en respectant les étapes suivantes et les garde-fous initiaux :

• La sécurité avant tout – Dans les situations où une option particulière compromettrait la sécurité personnelle ou émotionnelle, nous choisissons une autre voie.
  
  
• Gardez le lien, changez de média – Plus que jamais, nous avons besoin de rester connectés. Plutôt que d’annuler simplement les événements ou les réunions en personne, nous recherchons des moyens créatifs et accessibles de communiquer de manière significative via la vidéoconférence et les webinaires. En fait, nous avons vu d’innombrables exemples de nos employés utilisant ces médias pour forger des liens encore plus forts au sein de leurs équipes et de leurs communautés, allant des séances de méditation et de yoga aux séances d’entraînement virtuelles, en passant par les happy hours virtuels de fin de semaine et l’heure du conte pour les enfants qui étudient à la maison.
  
  
• Sollicitez des commentaires – Établissez un moyen dédié permettant aux employés de soulever des questions et des préoccupations. Il est essentiel de tenir compte des commentaires. Les gens ont besoin de se sentir entendus.
  
  
• Reconnaître la collision et le conflit quotidiens entre les responsabilités professionnelles et familiales – Pour beaucoup, cette lutte est aiguë. Il ne faut pas seulement parler de la crise elle-même, mais aussi de la manière dont les employés et leurs familles peuvent s’adapter. Fournissez des liens vers des ressources pour les enfants, des idées pour la mise en quarantaine seule et des meilleures pratiques pour les réunions virtuelles.
  
  
• N’oubliez pas la personne dans sa globalité – Nos employés sont bien plus que leur travail. Mettre en place des ressources et des sessions de formation bien approuvées sur la gestion du stress et les meilleures pratiques de travail à distance. Favorisez le conseil aux employés via les programmes d’aide aux employés (PAE) et les offres connexes. Et trouvez des moyens d’accélérer les améliorations des avantages sociaux des employés qui feront la différence.

À titre d’exemple, même lorsque nous disposions de directives contradictoires et de données incomplètes, nous avons choisi d’aller de l’avant avec des mesures de sécurité agressives, telles que l’annulation de grands événements en personne (avant que cela ne soit courant) et l’accélération de la transition de nos employés vers un modèle de travail à domicile (avant que des mandats officiels ne soient émis pour le faire). À l’époque, on nous reprochait dans certains milieux d’être alarmistes. Nos employés, partenaires et clients ont été reconnaissants de cette prudence.

Communiquez avec transparence, tôt et souvent

Toute crise nécessite une communication claire et constante, en particulier dans des conditions incertaines et en évolution rapide. Très tôt, nous avons adopté la position selon laquelle, même si nous n’avions pas toutes les réponses, nous communiquerions tôt et souvent. Dans une situation ayant des implications sanitaires mondiales, nous avons choisi de nous manifester de la manière suivante :

• Soyez franc en cas d’ambiguïté – c’est bien mieux que d’essayer de passer pour un expert instantané. Commencez par une attitude d’humilité et de respect mutuel pour maintenir la confiance des employés. Nous avons été déterminés dans nos messages axés sur l’humain et, lorsque nous le pouvions, nous avons pris des décisions proactives et mené des actions décisives qui étaient cohérentes avec les autorités locales.
  
  
• Soyez aussi ouvert, transparent et opportun que possible dans vos communications avec les employés (tout en gardant la santé et la confidentialité des employés comme considérations prioritaires).
  
  
• Reconnaître que la diversité des apports donne lieu à de meilleures décisions – Nous sommes très reconnaissants d’avoir mis en place, dès le début du processus , une équipe centrale interfonctionnelle composée de professionnels des RH, des communications, des opérations et du droit, qui se réunissent au moins deux fois par semaine pour affiner de manière proactive les directives destinées aux employés et les décisions politiques associées.
  
  
• Établissez un rythme sur lequel les employés peuvent compter – En établissant un rythme prévisible et une voix cohérente de l’entreprise sur la COVID-19, les employés savent qu’ils peuvent compter sur les conseils de l’entreprise plutôt que de spéculer (ou pire, d’écouter des rumeurs sans fondement).
  
  
• Adoptez l’utilisation d’outils de collaboration – Nous nous connectons de toutes les manières possibles. En plus de renforcer nos outils de collaboration interne par le biais de nouveaux canaux tels que Microsoft Teams et Zoom, différentes fonctions ont également mis en place une série de réunions virtuelles et d'heures de bureau pour se connecter et s'aligner.
  
  
• Offrir des conseils de leadership à tous les niveaux – Nos réunions d’équipe fonctionnelles sont également superposées à des réunions d’entreprise plus larges et à des sessions de gestion dirigées par notre PDG et l’équipe de direction, ainsi qu’à du contenu pertinent publié sur notre blog d’entreprise externe pour plus de transparence, comme ce message de notre PDG .
  
  
• Reconnaissez que des mises à jour spécifiques à chaque région peuvent être nécessaires – Cette pandémie se manifeste clairement différemment dans chaque coin du monde. Bien que nous ayons délibérément communiqué des messages universels, nous avons également répondu avec empathie à des situations spécifiques à certaines régions, comme la charge actuelle pesant sur les installations médicales italiennes, avec des politiques et des procédures spécifiques qui n'étaient pas nécessairement pertinentes pour notre population mondiale.
  
  
• Tenez compte de plusieurs ensembles de données et experts – Étant donné que cette situation n’a pas de précédent moderne, nous avons choisi d’exploiter plusieurs ensembles de données et de discuter des implications dans notre forum interdisciplinaire pour traiter toute donnée contradictoire tout en décidant d’un plan d’action et en garantissant la clarté et l’alignement de l’ensemble des dirigeants.

Restez flexible et privilégiez l’empathie

De nombreuses capacités qui ont aidé F5 à répondre à la crise actuelle trouvent leurs racines dans des programmes antérieurs mis en œuvre par l’entreprise. Par exemple, la transition des employés vers le travail à domicile a été facilitée grâce à notre programme « Freedom to Flex » qui donne aux employés de F5 la possibilité de travailler à distance dans un large éventail de scénarios. Grâce à ce programme et à l’investissement parallèle dans une technologie sécurisée, nous disposions déjà d’une culture dans laquelle les employés pouvaient travailler à des horaires aménagés et télétravailler. Cette expérience a permis à tous les employés de passer relativement facilement à un modèle de travail à domicile.

Bien entendu, tout cela n’a pas été sans faille, car il existe des facteurs de stress auxquels aucun d’entre nous n’a été confronté auparavant et qui ont un impact sur notre façon de travailler. Nous avons adopté quelques principes importants tout au long du chemin :

• Encouragez les occasions de joie et de gratitude – Parfois, même un petit geste peut contribuer grandement à aider les gens à se sentir plus connectés. Pour nous, partager des photos, des histoires et des reconnaissances dans un espace dédié nous rappelle que nous sommes tous dans le même bateau et que nous y parviendrons. Certaines équipes au sein de F5 ont mis en place des conversations virtuelles régulières autour de la fontaine à eau, où les individus se connectent sur des sujets non liés au travail, comme ils le feraient dans les couloirs entre les réunions ou à la machine à café.
  
  
• Réfléchissez à la manière dont votre entreprise peut aider la communauté – Nous continuons à consacrer beaucoup d’énergie à réfléchir à la manière dont nous pouvons tirer parti de notre expertise et de nos ressources (personnel, technologie et fonds) pour soutenir des efforts humanitaires plus vastes (par exemple, en contribuant à accroître la capacité des travailleurs à distance pour les organisations à but non lucratif). De même, des publications inspirantes et pertinentes sur les réseaux sociaux peuvent également remonter le moral des employés et rappeler à quel point les organisations sont une force pour le bien mondial .
  
  
• Ajuster si nécessaire – Notre équipe principale s’est tenue informée mutuellement, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, des dernières nouvelles du monde entier, partageant ses points de vue sur la question de savoir si nous devrions modifier nos directives et comment le faire. À mesure que la situation a évolué et s'est intensifiée dans certaines régions et s'est dissipée dans d'autres, nous nous sommes adaptés en conséquence en nous servant de plusieurs sources de données comme guide.
  
  
• Tirez parti de votre réseau – Nous avons grandement bénéficié de nos contacts avec nos pairs du monde entier confrontés à des situations similaires pour échanger des idées sur la manière de diriger en ces temps incertains. Ces témoignages ont été d’une valeur inestimable, ne serait-ce que pour nous rappeler que nous ne sommes pas seuls face à ces circonstances complexes.

Nous espérons que ces perspectives et les leçons apprises s’avéreront utiles à d’autres entreprises. Nous apprenons tous sur le terrain, en nous soutenant les uns les autres et en partageant nos expériences. Même si nous n’atteindrons pas toujours notre objectif du premier coup, idéalement, d’autres peuvent s’appuyer sur les expériences que nous avons vécues au cours des dernières semaines pour adapter avec succès les processus afin de mieux s’adapter à notre nouvelle réalité collective. Continuons à partager, à faire preuve de gentillesse et à chercher des moyens innovants pour surmonter cette épreuve en tant que communauté mondiale.

Pour plus d'informations sur la réponse de F5 au COVID-19, veuillez consulter : https://www.f5.com/business-continuity