O escritório de advocacia global Ogletree Deakins faz uma rápida mudança para o trabalho remoto com os serviços de nuvem da F5

Máscaras. EPI. Procedimentos de desinfecção. O início da pandemia da COVID-19 levantou novas questões para empregadores de todos os tamanhos, incluindo novas práticas relacionadas à segurança de funcionários e clientes, bem como novas preocupações com responsabilidade. Para ajudar a gerenciar os novos problemas, as equipes da Ogletree Deakins rapidamente começaram a fornecer aos seus clientes suporte e recursos para proteger a saúde e evitar ações legais.

Ogletree Deakins é especialista em direito trabalhista internacional com mais de 800 advogados em 53 escritórios em dois continentes. Com 45 anos de história e mais de meio bilhão de dólares em faturamento anual, ela ajuda empregadores de todos os tamanhos, de conglomerados globais a pequenas empresas, com questões de direito trabalhista que vão desde práticas de contratação e acesso para deficientes até arbitragem e litígio, conformidade regulatória e segurança no local de trabalho.

Mas assim como o vírus expandiu o significado da segurança no local de trabalho, as equipes da Ogletree Deakins ao redor do mundo enfrentaram ordens de permanência em casa, quarentenas e a necessidade de uma mudança massiva para o trabalho em casa. Embora o trabalho remoto não fosse incomum, não era a norma — não em um setor que exige contato frequente com o cliente, colaboração e pilhas de documentação. De repente, a empresa teve que permitir muito mais trabalho remoto, ao mesmo tempo em que protegia informações altamente confidenciais dos clientes e mantinha a conformidade com os rigorosos regulamentos de segurança de dados, incluindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da UE.

O Desafio

Os aproximadamente 15 membros da equipe de entrega de soluções da empresa, parte de uma equipe de TI com mais de 100 pessoas, sabiam que enfrentavam um problema de acesso remoto. Terry Wilkins, gerente de entrega de soluções, disse que sua equipe é responsável por dar suporte a “toda a infraestrutura nos bastidores”.

“Até recentemente, tínhamos apenas dois data centers e, francamente, eles estavam fisicamente localizados bem próximos um do outro”, explicou ele. Esses data centers eram gerenciados por funcionários que sabiam que não eram mais suficientes.

“Precisávamos de pontos de acesso remoto mais robustos para as pessoas”, explicou Wilkins. Antes da pandemia, problemas ocasionais com latência eram aceitáveis. Quando envolviam funcionários trabalhando remotamente, muitas vezes eram causados ou exacerbados por variáveis locais, como a largura de banda de uma rede doméstica. Mas as reclamações se tornaram um rugido à medida que a pandemia se expandia.

“O que descobrimos foi que quando todos começaram a trabalhar remotamente, a latência para ir da Costa Oeste para os data centers era excessiva”, disse Wilkins. A Ogletree Deakins tem um escritório em quase todos os grandes centros urbanos da Costa Oeste, e muitos escritórios compartilham clientes, principalmente os maiores. Isso significava que o tráfego de rede desses usuários da Costa Oeste tinha que ser roteado para os data centers da Carolina e depois de volta para qualquer escritório que estivesse colaborando nos mesmos dados e documentos.

Wilkins e sua equipe de infraestrutura adicionaram um data center terciário via Microsoft Azure e configuraram dois pontos de acesso remoto adicionais, incluindo um em Londres. A criação desses pontos de presença locais (POPs) colocaria alguns serviços mais próximos dos usuários, fornecendo um caminho mais direto para os dados de que eles precisavam e melhorando a confiabilidade.

Uma implantação pronta para uso

O tempo era essencial, mas felizmente, Ogletree Deakins já tinha um relacionamento com a F5.

“Usamos balanceadores de carga F5 no local há muitos e muitos anos”, disse Wilkins. “Éramos novatos em soluções baseadas em nuvem, mas realmente precisávamos de uma solução rápida para balanceamento de carga na nuvem. Quando descobrimos que a F5 fornecia esse tipo de produto de balanceamento de carga de DNS em nuvem com geodetecção, foi uma decisão fácil. Depois disso, realmente não procuramos outro lugar.”

O serviço de balanceamento de carga DNS da F5 Cloud Services atendeu a todos os critérios da empresa, fornecendo balanceamento de carga baseado em geolocalização que era fácil de usar, escalável e acessível.

“O preço é muito razoável, considerando para o que precisávamos”, observou Wilkins. “E sabíamos que poderíamos continuar a crescer com isso — não seria algo ‘de uma vez e pronto’.”

A decisão de compra foi ainda mais rápida que o vírus. A equipe de contas local da F5 colaborou com Dan Kuchem, especialista em serviços de nuvem da F5. Do contato inicial e duas demonstrações até a integração e os testes, a decisão levou apenas algumas semanas, em meados de março, e a solução estava pronta no início de abril.

“Foi uma reviravolta muito rápida, foi um processo de configuração fácil com a orientação que Dan nos deu, e simplesmente funcionou”, observou Wilkins, que também elogiou as demonstrações do produto, a documentação e o portal do usuário. “Foi muito pronto para uso, pronto para uso.”

Benefícios

Fornecendo acesso oportuno aos dados

O balanceamento de carga baseado em geolocalização da F5 Cloud Services forneceu o acesso de baixa latência que os funcionários da Ogletree Deakins precisam, estejam eles na mesma rua de um data center ou trabalhando para uma das equipes da empresa na Europa.

“Nós realmente não tivemos nenhuma reclamação de nossos usuários finais quando se trata de eles não conseguirem obter os dados que desejam em tempo hábil”, disse Wilkins. “Acho que muito disso tem a ver com o F5.”

100% de tempo de atividade

Wilkins também está satisfeito com a confiabilidade do serviço. “100% de tempo de atividade em todos os portais e serviços é basicamente o que esperávamos, e tem sido ótimo”, explicou ele. “Muito, muito robusto.”

Ele acrescentou: “Ainda estamos no início do processo de implantação do Software como Serviço, ou Plataformas como Serviço, em nossas iniciativas de nuvem. Mas ele faz exatamente o que precisávamos fazer, logo de cara. Já até fizemos algumas atualizações. Tudo o que fizemos até agora funcionou perfeitamente.”

Pronto para escalar

Wilkins observou que sua equipe agora oferece suporte a muitos desktops remotos e ele espera que mais venham.

“Acredito que veremos cada vez mais pessoas percebendo os benefícios de trabalhar remotamente”, explicou Wilkins. “Há um subconjunto de nosso pessoal — advogados, paralegais — que precisa estar diante dos outros cara a cara. Mas, fora isso, acredito que muitos de nossos usuários, ou pelo menos uma porcentagem, permanecerão 100% remotos no próximo ano.”

Felizmente, a experiência da Ogletree Deakins com a F5 Cloud Services ajudou a fornecer experiência útil e confiança para estender ainda mais a arquitetura da empresa por meio da nuvem, incluindo gateways adicionais e medidas para abordar pontos mais sutis do GDPR ao longo do tempo. Wilkins observou: “Não é nosso primeiro SaaS, mas definitivamente não será o último”.