COVID-19 の変化する潮流の中でグローバル チームとコミュニティを巻き込む
COVID-19 が世界規模で影響を及ぼし続けている中、F5 の最高人事責任者アナ・ホワイトと最高マーケティング & カスタマー エクスペリエンス責任者ミカ・ヤマモトは、世界中の従業員とコミュニティに届く対応と準備の取り組みの実施について振り返ります。
ほとんどの企業と同様に、F5 は以前に災害復旧および軽減計画を策定していました。 これらは過去数週間にわたって有益なツールであることが証明されていますが、現在のパンデミックは、一般的なベストプラクティスの集合では十分に対処できない前例のない人的要素をもたらしています。
この記事の目的は、状況が進化し、より複雑になる中で、これまでの同社の対応（および得られた教訓）を共有することです。 また、不完全な情報に基づいて思慮深い意思決定を行うことが、従業員、顧客、パートナー、コミュニティを継続的に保護する上でいかに重要であるかについても強調します。 私たちの願いは、私たちのストーリーを共有することで、この独特で絶えず変化する状況の中で組織を率いている他の専門家に何らかのアイデアを与えることができることです。 結局のところ、私たちは同じ状況にあり、集合的なベストプラクティスは私たち全員をより良くするために、あるいは少なくとも私たちは一人ではないと認識するために役立ちます。
重要なことに焦点を当てる: 人間であること
F5 の指針はシンプルです。 お互いのために、顧客のために、株主のために、地域社会のために、そして世界のために、正しいことを行います。 すべての決定がこの視点から行われると、意思決定はより焦点が絞られ、効率的になると考えています。 重要なのは、意思決定が当社の「人間第一」の文化を反映していることも保証されることです。
この指針のおかげで、次の手順と初期のガードレールに沿って作業を進める際に、本当に重要なことに集中し続けることができました。
- 安全第一– 特定の選択肢が個人的または感情的な安全を損なう状況では、別の選択肢を選びます。
- つながりを保ち、媒体を変える– これまで以上につながりを保つ必要があります。 対面でのイベントや会議を単にキャンセルするのではなく、ビデオ会議やウェビナーを通じて有意義につながるための創造的でアクセスしやすい方法を模索しています。 実際、当社の従業員がこれらの媒体を使用してチームやコミュニティ内でさらに強いつながりを築いている例を数え切れないほど見てきました。瞑想やヨガのセッションからバーチャルワークアウト、週末のバーチャルハッピーアワー、自宅で勉強する子供たちのためのストーリータイムまで、あらゆるものを主導しています。
- フィードバックを求める– 従業員が質問や懸念を表明するための専用の手段を確立します。 フィードバックに対処することが重要です。 人々は自分の意見が聞き入れられていると感じる必要がある。
- 仕事と家庭の責任の間で日々衝突や葛藤が起きていることを認識しましょう。多くの人にとって、この葛藤は深刻です。 危機そのものについてだけではなく、従業員とその家族がどのように適応できるかについても話してください。 子供向けのリソース、一人で隔離するためのアイデア、仮想会議のベストプラクティスへのリンクを提供します。
- 人間全体を思い出してください。当社の従業員は、仕事以上の存在です。 ストレス管理とリモートワークのベストプラクティスに関するリソースと十分に検証されたトレーニングセッションを導入します。 従業員支援プログラム (EAP) および関連サービスを通じて従業員カウンセリングを可能にします。 そして、効果のある従業員福利厚生の強化を迅速に進める方法を見つけます。
たとえば、矛盾したガイダンスや不完全なデータがあったときでも、大規模な対面イベントをキャンセルしたり（これが一般的になる前）、従業員の在宅勤務モデルへの移行を加速したり（正式な命令が出る前）するなど、積極的な安全対策を進めることを選択しました。 当時、私たちは大げさすぎると一部で批判されました。 当社の従業員、パートナー、そして顧客は、この注意に感謝していました。
透明性を持って、早期に、頻繁にコミュニケーションをとる
いかなる危機においても、特に不確実で急速に変化する状況においては、明確かつ継続的なコミュニケーションが必要です。 私たちは早い段階で、たとえすべての答えがなくても、早めに頻繁にコミュニケーションを取るという立場を取っていました。 世界的な健康に影響を与える状況において、私たちは以下の方法で行動することを選択しました。
- 曖昧さについては率直に認めましょう。すぐに専門家のように見せようとするより、その方がずっと良いです。 従業員の信頼を維持するために、謙虚さと相互尊重の姿勢から始めましょう。 私たちは、人間を第一に考えるというメッセージを明確に発信し、可能な場合には、積極的な決断を下し、地元当局と一致する断固たる行動をとりました。
- 従業員とのコミュニケーションは、可能な限りオープンで透明性があり、タイムリーなものにしてください（従業員の健康とプライバシーを最優先に考慮しながら）。
- 多様なインプットがより良い意思決定につながることを認識する–プロセスの早い段階で、人事、コミュニケーション、運用、法務の専門家からなる部門横断的なコアチームを設立し、少なくとも週 2 回会合を開いて、従業員ガイドラインと関連するポリシー決定を積極的に改善できたことに、私たちはとても感謝しています。
- 従業員が信頼できるリズムを確立する – COVID-19 に関して予測可能なリズムと一貫した企業見解を確立することで、従業員は憶測に頼る（または、根拠のない噂を聞く）のではなく、企業のガイダンスに頼ることができると認識します。
- コラボレーション ツールの使用を歓迎します。私たちはあらゆる方法でつながっています。 新しい Microsoft Teams や Zoom チャネルなどの手段を通じて社内のコラボレーション ツールを強化することに加えて、さまざまな部門がつながり、連携するための一連の仮想会議やオフィス アワーも設定しました。
- すべてのレベルでリーダーシップガイダンスを提供します –当社の機能チーム会議は、CEO とリーダーシップチームが主導するより広範な会社会議やマネージャーセッションと重ね合わされ、さらに透明性を高めるために、 CEO からのこのメッセージなどの関連コンテンツを外部の企業ブログに公開します。
- 地域固有の更新が必要になる場合があることを認識してください。このパンデミックは、明らかに世界の各地域で異なる形で現れています。 私たちは、普遍的なメッセージを伝えることに意図的に取り組んできましたが、イタリアの医療施設の現在の負担など、地域特有の状況に対して、必ずしも世界中の人々に関連しない特定のポリシーと手順で共感的に対応してきました。
- 複数のデータ セットと専門家を考慮する– この状況は現代では前例がないため、複数のデータ セットを活用し、学際的なフォーラムでその影響について議論して矛盾するデータに対処しながら、行動方針を決定し、リーダーシップ全体の明確さと整合性を確保することを選択しました。
柔軟性を保ち、共感を優先する
F5 が現在の危機に対応するのに役立った機能の多くは、同社が以前に実施したプログラムに由来しています。 たとえば、F5 の従業員にさまざまなシナリオでリモート ワークのオプションを提供する「Freedom to Flex」プログラムにより、従業員の在宅勤務への移行が容易になりました。 このプログラムと、安全なテクノロジーへの並行投資により、当社では従業員が勤務時間を調整し、在宅勤務できる文化をすでに構築していました。 この経験により、すべての従業員が比較的スムーズに在宅勤務モデルに移行することができました。
もちろん、これは完璧というわけではありません。これまで誰も経験したことのないストレス要因が、私たちの仕事のやり方に影響を与えているからです。 私たちはこれまで、いくつかの重要な原則を採用してきました。
- 喜びと感謝の機会を奨励する– 時には、小さな行為でも人々のつながりをより強く感じさせるのに大いに役立つことがあります。 私たちにとって、専用エリアで写真やストーリー、認識を共有することは、私たち全員が同じ状況にあり、乗り越えられるということを思い出させてくれます。 F5 内の一部のチームでは、会議の合間の廊下やコーヒーマシンでするように、仕事に関係のない話題でメンバーが交流できる、定期的に開催される仮想ウォータークーラー会話を設定しています。
- 会社がコミュニティにどのように貢献できるかを考えてみましょう– 私たちは、専門知識とリソース (人材、テクノロジー、資金) を活用して、より広範な人道的取り組み (たとえば、非営利団体のリモート ワーカーの能力向上の支援) をどのように支援できるかについて、引き続き多大な労力を費やしています。 同様に、ソーシャル メディア上の刺激的で関連性のある投稿は、従業員の士気を高め、組織がいかにして世界に貢献しているかを思い出させることもできます。
- 必要に応じて調整– 当社のコア チームは、世界中の最新情報を 24 時間 365 日共有し、ガイダンスを修正する必要があるかどうか、また修正方法についての見解を共有しています。 状況は進展し、一部の地域では拡大し、他の地域では収束したため、当社は複数のデータソースを参考にしてそれに応じて調整してきました。
- ネットワークを活用する– 私たちは、同様の状況に直面している世界中の仲間と連絡を取り、この不確実な時代をどのようにリードしていくかについて意見を交換することで、大きな恩恵を受けています。 これらは、複雑な状況と格闘しているのは私たちだけではないということを私たち全員に思い出させるだけでも、非常に貴重なものでした。
これらの視点と教訓が他の企業にも役立つことを願っています。 私たちは、この経験を通して、お互いをサポートし、経験を共有しながら、仕事を通じて学んでいます。 必ずしも最初の試みで成功するとは限りませんが、理想的には、過去数週間にわたって私たちが経験したプロセスを適切に適応させ、私たちの集合的な新しい現実により適合させる経験から、他の人たちがそれを構築できるでしょう。 引き続き共有し、優しさを示し、グローバルコミュニティとしてこの危機を乗り越える革新的な方法を模索していきましょう。
F5のCOVID-19に対する企業対応の詳細については、https: //www.f5.com/business-continuityをご覧ください。