Avis de confidentialité sur le recrutement F5

Publié le : 18 avril 2019
Dernière mise à jour le : 1er juin 2023

F5, Inc. a préparé cet avis de confidentialité de recrutement F5 (« Avis ») à fournir aux candidats à un emploi chez F5 et aux autres personnes dont nous traitons les données personnelles à des fins de recrutement (collectivement, les « candidats »). L’objectif de cet avis est de vous donner des informations sur les types de données personnelles que nous pouvons collecter, traiter et utiliser à ces fins, ainsi que sur les circonstances dans lesquelles nous pouvons les utiliser.

F5 doit traiter certaines données personnelles afin d'évaluer votre candidature et, si vous êtes embauché, de préparer votre emploi chez F5, par exemple en prenant des dispositions pour vous payer et vous fournir des avantages. Il existe également des exigences légales et d’autres exigences contractuelles auxquelles nous devons nous conformer concernant votre candidature et tout processus d’embauche. Si nous ne sommes pas en mesure de mener à bien les activités de traitement que nous décrivons dans le présent avis, nous pourrions ne pas être en mesure d’évaluer votre candidature ou de vous embaucher. Bien entendu, nous espérons que cela n’arrivera jamais et nous tenterons d’en discuter avec vous au préalable si cela semble être une réelle possibilité, mais ce sont des informations que nous sommes obligés de vous fournir dans le cadre du présent avis.

En vertu du règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») et des lois similaires, dans la mesure où elles s'appliquent, F5 est un « contrôleur » de ces données, ce qui signifie que F5 sera directement responsable du traitement de vos données personnelles. Lorsque nous disons « F5 », « nous » ou « nos » dans ce document, nous entendons la société du groupe F5 auprès de laquelle vous postulez pour un emploi ou qui vous recrute. En outre, vous verrez plusieurs références au « Groupe F5 », qui comprend toutes les autres entités F5 à l’échelle mondiale.

Cet avis ne garantit pas que vous serez embauché et, si vous êtes embauché, ce document ne fera pas partie de votre contrat de travail. Nous sommes susceptibles de mettre à jour cet avis de temps à autre, par exemple si nous mettons en œuvre de nouveaux systèmes ou processus impliquant l'utilisation de données personnelles d'une manière non décrite dans cet avis.

1.  Quelles catégories de données personnelles F5 collecte-t-elle à mon sujet ?

F5 collectera, traitera et utilisera les catégories suivantes de données personnelles (que nous appelons collectivement « Données des candidats ») :

• Données d'identification , qui comprennent votre nom, votre citoyenneté, votre photo, les données de votre passeport, votre statut d'immigration, des informations sur les personnes à charge, votre date et votre lieu de naissance, votre numéro de sécurité sociale, votre signature, ainsi que d'autres informations d'identification émises par le gouvernement.
• Coordonnées , telles que votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
• Informations sur la carrière et l'éducation , telles que le poste, le titre de l'entreprise, le type d'employé, le niveau de gestion, le type d'horaire (temps plein ou partiel et pourcentage), le lieu de travail, la division, le service, le niveau du poste, le responsable (nom et identifiant), les rôles de soutien, les dates de début et de fin, l'historique professionnel (y compris l'historique du poste, l'historique du titre, les dates d'effet et les groupes de rémunération antérieurs), le CV ou le curriculum vitae, les résultats des tests de qualification, l'historique de l'éducation, les compétences, les certifications, les résultats de la vérification des antécédents (dans la mesure permise par les lois locales applicables), l'historique du travailleur (y compris les fichiers journaux des modifications dans les bases de données des ressources humaines), la raison du départ et d'autres informations provenant d'entretiens avec vous, vos références ou d'autres tiers.
• Données organisationnelles , y compris les identifiants des systèmes informatiques, les détails de l'entreprise et les allocations des centres de coûts.
• Autres données que vous nous fournissez pertinentes à la relation d’emploi potentielle, y compris les informations recueillies à votre sujet lors d’entretiens avec vous.
• Autres données provenant de sources tierces qui sont pertinentes pour la relation d'emploi potentielle, telles que, mais sans s'y limiter, les fournisseurs de tests de développement tiers, et y compris les informations provenant d'autres sociétés du groupe F5, de sources accessibles au public et de sources non accessibles au public, comme décrit plus en détail ci-dessous dans la section 4.

2.  Quelles « données sensibles sur les candidats » F5 collecte et traite-t-elle ?

Outre la collecte, le traitement et l'utilisation des données des candidats, et en fonction de l'avancement de votre candidature et des pays dans lesquels vous et F5 vous trouvez, F5 peut collecter, traiter et utiliser les catégories spéciales de données personnelles suivantes vous concernant, que nous décrivons comme des « Données sensibles des candidats » :

• Données de santé et médicales , dans la mesure où celles-ci peuvent être divulguées à F5 conformément aux lois applicables, telles que les informations sur le handicap à des fins d'aménagements dans le processus d'entretien et sur le lieu de travail et de respect des obligations légales.
• Données sur le casier judiciaire , si F5 a effectué ou reçu les résultats de vérifications des antécédents judiciaires vous concernant, lorsque cela est pertinent et approprié à votre rôle souhaité et dans la mesure où ces vérifications sont autorisées conformément aux lois locales applicables.
• Adhésion à un syndicat , lorsque cela est nécessaire pour respecter les lois du travail.
• Informations de classification protégées par la loi , telles que la collecte facultative d'informations sur l'origine ethnique par les entités F5 aux États-Unis pour des emplois dans ce pays, dans le cadre de leur obligation légale de demander ces informations sur une base volontaire pour contrôler le respect de la législation sur l'égalité des chances.

3.  Pourquoi F5 doit-il collecter et traiter mes données de candidat et mes données de candidat sensibles ?

Nous collectons et utilisons les données des candidats et les données sensibles des candidats pour diverses raisons liées à votre candidature (les « finalités de traitement »). Nous avons compilé une liste de ces raisons ainsi que des exemples de certaines des données des candidats utilisées pour chacune de ces fins de traitement :

• Évaluer et répondre à votre demande d’emploi , y compris l’examen de votre formation et de vos antécédents professionnels, faciliter les entretiens, vérifier les références et effectuer des vérifications des antécédents, et vous informer des postes vacants supplémentaires pertinents chez nous qui pourraient vous intéresser. Cela implique le traitement de données d'identification, de coordonnées, d'informations sur votre parcours professionnel et, lorsque cela est approprié et autorisé par la loi, d'autres informations personnelles, y compris d'autres informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
• Mise en place de votre emploi et de votre rémunération , y compris pour obtenir des visas de voyage ou de travail, et établir la paie et d'autres rémunérations et avantages. Cela implique le traitement de données d’identification, de coordonnées, d’informations sur votre parcours professionnel, votre salaire, vos avantages sociaux et votre rémunération en actions, ainsi que de données organisationnelles.
• Configurer votre accès aux systèmes informatiques et à l'assistance pour vous permettre, ainsi qu'à d'autres, d'effectuer un travail si vous êtes embauché, pour permettre à notre entreprise de fonctionner, pour nous permettre d'identifier et de résoudre les problèmes dans nos systèmes informatiques et pour assurer la sécurité de nos systèmes. Cela implique le traitement des informations d'identification car toutes sont stockées ou traitées d'une manière ou d'une autre sur les systèmes informatiques de l'entreprise.
• Se conformer aux lois applicables et aux exigences liées à l’emploi et à la pré-embauche ainsi qu’à l’administration de ces exigences, telles que l’impôt sur le revenu, les retenues de sécurité sociale et les lois sur l’emploi et l’immigration. Cela implique le traitement des données d'identification, des coordonnées, des informations sur votre parcours professionnel, des données organisationnelles et, lorsque cela est approprié et autorisé par la loi, d'autres informations personnelles, y compris d'autres informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
• Surveiller et assurer le respect des politiques, procédures et lois applicables , y compris la conduite d’enquêtes internes. Cela implique le traitement des données d'identification, des coordonnées, des informations sur votre parcours professionnel, la vérification des antécédents, le salaire, les avantages sociaux et la rémunération en actions, les données organisationnelles et, lorsque cela est approprié et autorisé par la loi, d'autres antécédents personnels, y compris d'autres informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
• Communiquer avec vous, les employés de F5 et les tiers . Cela implique le traitement des données d'identification, des coordonnées, des informations sur votre parcours professionnel, des données organisationnelles et, lorsque cela est approprié et autorisé par la loi, d'autres informations personnelles, y compris d'autres informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
• Répondre et se conformer aux demandes et exigences légales des régulateurs ou d’autres autorités dans ou hors de votre pays d’origine. Cela implique le traitement des données d'identification, des coordonnées, des informations sur votre parcours professionnel, votre salaire, vos avantages sociaux et votre rémunération en actions, ainsi que des données organisationnelles et, lorsque cela est approprié et autorisé par la loi, d'autres antécédents personnels, y compris d'autres informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
• Se conformer aux responsabilités financières de l’entreprise , y compris les exigences d’audit (internes et externes) et l’analyse et le contrôle des coûts/budgétisation. Cela implique le traitement des données d’identification, des coordonnées, des informations sur votre parcours professionnel, votre salaire, vos avantages sociaux et votre rémunération en actions, ainsi que des données organisationnelles.

4.  Comment recueillons-nous ces informations ?

Dans la plupart des cas, F5 collecte des données personnelles directement auprès de vous. Par exemple, nous collectons généralement auprès de vous des données sur les candidats et des données sensibles sur les candidats :

• Pendant le processus de recrutement, par exemple lors des entretiens.
• En préparation du début d'emploi.  (Veuillez noter que les sociétés du groupe F5 utilisent des politiques de confidentialité différentes pour les données personnelles qu'elles détiennent concernant les personnes devenues des employés.) 

Parfois, F5 peut également recevoir des données personnelles vous concernant provenant de sources tierces, notamment :

• Autres sociétés du Groupe F5.
• Consultants en recrutement, recruteurs externes et autres sources de référence.
• Agences de vérification des antécédents, si vous participez à un processus de vérification des antécédents conformément à la législation locale.
• D’autres prestataires de services (tels que définis dans la section 6 ci-dessous) qui nous aident dans nos efforts de recrutement, comme une agence de voyages.
• Anciens employeurs.
• Autres références que vous fournissez.
• Sources accessibles au public, telles que votre profil professionnel LinkedIn, votre profil professionnel sur le site Web de votre employeur actuel, les biographies des intervenants sur les sites Web des conférences professionnelles où vous avez pris la parole, les articles que vous avez publiés et les communiqués de presse ou autres annonces de l’entreprise.

5.  Pourquoi F5 doit-il collecter, traiter et utiliser mes données de candidat et mes données de candidat sensibles ?

Les données relatives aux candidats et les données sensibles relatives aux candidats sont nécessaires à F5 pour mener à bien diverses activités liées à votre candidature et à votre emploi potentiel, au respect par F5 de ses obligations résultant de l'évaluation de votre candidature et de votre embauche potentielle, ainsi qu'aux opérations de F5 en tant qu'entreprise.

Le cas échéant, certaines lois sur la protection des données en dehors des États-Unis nous obligent à vous expliquer les bases juridiques de notre collecte, de notre traitement et de notre utilisation de vos données de candidat et de vos données de candidat sensibles. Nous en avons un certain nombre, donc pour nous assurer que vous avez une vue d'ensemble, nous les avons tous répertoriés ci-dessous :

Pour les Données Candidats, nos bases légales sont :

• Prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat de travail ou un autre contrat avec vous.
• Respect des obligations légales, notamment en matière de droit du travail et de l'emploi, de droit de la sécurité sociale et de la protection sociale, de droit de la protection des données, de droit fiscal et de droit de la conformité des entreprises.
• Intérêt légitime de F5 et des sociétés affiliées de F5.
• Votre consentement, lorsque cela est approprié et autorisé ou requis par la loi locale sur la protection des données.

Pour les données sensibles des candidats, nos bases juridiques sont :

• Consentement explicite, tel qu'autorisé ou requis par la loi locale sur la protection des données.
• Exécuter les obligations et exercer les droits spécifiques de F5 ou de vous-même dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, comme le permet la législation locale sur la protection des données et/ou une convention collective éligible.
• Établir, exercer ou défendre des droits légaux ou chaque fois que les tribunaux agissent dans l'exercice de leurs fonctions judiciaires.
• Pour un intérêt public substantiel tel que permis par la législation locale sur la protection des données.
• Pour évaluer votre capacité de travail potentielle comme le permet la loi locale sur la protection des données.

Nous sommes conscients qu’il s’agit d’une grande quantité d’informations et nous souhaitons être aussi clairs que possible avec vous sur ce que tout cela signifie. Lorsque nous faisons référence aux « intérêts légitimes de F5 ou de tiers », cela peut inclure :

• Mise en place et fonctionnement d’une structure matricielle à l’échelle du groupe et partage d’informations à l’échelle du groupe.
• Gestion des ressources humaines.
• Sécurité au travail.
• Prévention de la fraude, de l’utilisation abusive des systèmes informatiques de l’entreprise ou du blanchiment d’argent.
• Sécurité physique, informatique et sécurité des réseaux.
• Répondre à certaines exigences légales nationales ou étrangères.
• Enquêtes internes.
• Résolution des conflits.
• Fusions et acquisitions.

6.  À qui F5 peut-il divulguer mes données personnelles ?

Comme indiqué précédemment, nous faisons partie du groupe mondial F5 et plusieurs entités de ce groupe sont impliquées dans les finalités de traitement. Afin de garantir que les finalités de traitement puissent être atteintes, vos informations peuvent être divulguées à l’une des entités du groupe F5. Toutefois, lorsque nous divulguons des données de cette manière, notre politique est de limiter les catégories de personnes ayant accès à ces données personnelles.

F5 peut transférer des données personnelles à des tiers, y compris à des entités au sein et en dehors du Groupe F5, qui peuvent être basées dans toute juridiction où les entités du Groupe F5 sont situées, aux fins de traitement comme suit :

• Au sein du Groupe F5 . Étant donné que l'employeur F5 concerné fait partie d'un groupe plus vaste dont le siège mondial se trouve aux États-Unis, dont tous partagent partiellement la responsabilité en matière de gestion, de ressources humaines, de droit, de conformité, de finances et d'audit, F5 peut transférer les données des candidats et les données sensibles des candidats à, ou autoriser l'accès à, ces données par F5, Inc. et d'autres entités au sein du groupe F5, qui peuvent utiliser, transférer et traiter les données aux fins de traitement et autrement conformément au présent avis de candidature.
• Communication avec des tiers . Si nécessaire dans le cadre des opérations commerciales, les coordonnées professionnelles, les coordonnées de communication et d'autres données personnelles peuvent être transférées à des partenaires commerciaux existants ou potentiels, des fournisseurs, des représentants du gouvernement ou d'autres tiers, selon le cas, pour l'opération commerciale particulière.
• Régulateurs, autorités et autres tiers . Si nécessaire aux fins de traitement décrites ci-dessus, les données personnelles peuvent être transférées aux régulateurs, tribunaux et autres autorités (par exemple, autorités fiscales et chargées de l'application de la loi), conseillers externes indépendants (par exemple, auditeurs et conseillers juridiques), directeurs du groupe F5, compagnies d'assurance, prestataires de prestations, conformité interne et équipes d'enquête (y compris les conseillers externes nommés pour mener des enquêtes internes).
• Entités acquéreuses . Si l'entreprise F5 pour laquelle vous avez postulé (ou un autre membre du groupe F5 traitant vos données personnelles) est vendue ou transférée en tout ou en partie (ou si une telle vente ou un tel transfert est envisagé), vos données personnelles peuvent être transférées au nouvel employeur ou au nouvel employeur potentiel dans le cadre du transfert lui-même ou dans le cadre d'un examen initial pour un tel transfert (c'est-à-dire une diligence raisonnable), sous réserve de tous les droits prévus par la loi applicable, y compris les juridictions où se trouve le nouvel employeur ou le nouvel employeur potentiel.
• Prestataires de services . Si nécessaire aux fins de traitement décrites ci-dessus, les données personnelles peuvent être divulguées à un ou plusieurs tiers, affiliés ou non, pour traiter les données personnelles selon des instructions appropriées (« Prestataires de services »). Par exemple, les prestataires de services peuvent exécuter des instructions liées à l'administration du recrutement, au support du système informatique, à la formation, à la conformité et à d'autres activités pertinentes aux fins de traitement, et seront soumis à des obligations contractuelles appropriées.

Nous sommes une société mondiale dont le siège social est aux États-Unis, et les sociétés affiliées de F5 et les tiers auxquels nous divulguons les données des candidats et les données sensibles des candidats comme décrit dans le présent avis de confidentialité sont situés aux États-Unis et ailleurs dans le monde, y compris dans des pays où les lois sur la confidentialité peuvent ne pas offrir autant de protection que dans votre pays. F5 se conforme aux exigences légales en matière de protection de la circulation des données à travers les frontières, notamment grâce à l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Vous pouvez demander une copie des clauses contractuelles types en nous contactant comme décrit ci-dessous.

7.  Combien de temps F5 conservera-t-il mes données personnelles ?

Notre politique est de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins du traitement. Lorsque les données personnelles sont conservées au-delà de la durée normalement nécessaire pour les conserver, cette période sera déterminée en fonction de la législation locale applicable.

8.  Quels sont mes droits concernant mes données personnelles ?

En vertu de certaines lois sur la protection des données telles que le RGPD, les candidats disposent d'un certain nombre de droits spéciaux concernant leurs données de candidat et leurs données de candidat sensibles. Ces règles peuvent varier selon les pays et sont généralement soumises à d’importantes exceptions, mais lorsqu’elles s’appliquent, elles peuvent être résumées en termes généraux comme suit :

(i) Droit d’accès.

Il s’agit du droit de confirmer auprès de nous si vos données personnelles sont traitées et, si c’est le cas, de demander l’accès à ces données personnelles, y compris les catégories de données personnelles traitées, la finalité du traitement, les destinataires ou catégories de destinataires et d’autres informations sur le traitement. Nous devons cependant prendre en compte les intérêts des autres et, dans certains cas autorisés par la loi, nous pouvons facturer des frais.

(ii)  Droit de rectification.

Il s’agit du droit de rectifier des données personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant.

(iii) Droit à l’effacement.

Il s’agit du droit de nous demander d’effacer certaines données personnelles vous concernant.

(iv)  Droit à la limitation du traitement.

Il s’agit du droit de demander que nous limitions le traitement de vos données personnelles.

(v)  Droit à la portabilité des données.

Il s’agit du droit de recevoir certaines données personnelles vous concernant, que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et vous pouvez avoir le droit de faire transmettre les données à une autre entité.

(vi)  Droit d’opposition.

Vous disposez ainsi du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation, au traitement de vos données personnelles, y compris au profilage, par nos soins et nous pouvons être amenés à ne plus traiter vos données personnelles.

(vii)  Droit de retirer son consentement.

Lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement basé sur le consentement avant son retrait.  Lorsque nous sommes tenus d'obtenir votre consentement pour procéder au traitement, le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à maintenir une partie ou la totalité de notre relation avec vous, comme notre capacité à fournir certains avantages.  Nous serions heureux de discuter à l’avance de l’impact du retrait de votre consentement pour tout traitement particulier de vos données personnelles.

(viii) Droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données compétente, qui dépend du pays dans lequel vous vous trouvez. Si vous êtes situé dans l'EEE, vous pouvez consulter une liste des autorités compétentes en matière de protection des données ici .

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section Comment nous contacter ci-dessous.

9.  Comment les informations sont-elles sécurisées

F5 utilise des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès, la divulgation, l’altération et la destruction non autorisés ou accidentels. Il s’agit notamment de politiques et de mesures techniques, physiques et organisationnelles visant à sécuriser et à protéger les données personnelles.  Cependant, aucune sécurité n’est parfaite et nous ne garantissons pas que les informations resteront toujours sécurisées.

10. Comment nous contacter

Si vous avez des inquiétudes ou des questions concernant cet avis ou si vous souhaitez exercer les droits dont vous disposez en tant que personne concernée, veuillez utiliser la section 12. Comment nous contacter dans l'avis de confidentialité F5 ou : 

Bureau principal européen :
NGINX
Attention : Bureau de la protection de la vie privée
3e étage, 89/90 South Mall
Cork, Irlande
T12 RPPO

Bureau au Royaume-Uni :
F5 Networks Limitée
Attention : Bureau de la protection de la vie privée
Porte Ouest de Chertsey
43-47, rue London Chertsey
SURREY KT16 8AP
Royaume-Uni

F5, Inc.
Attention : Bureau de la protection de la vie privée
801 5th Avenue, Seattle, WA 98104
États-Unis

Vous pouvez également contacter notre délégué à la protection des données :

Dr Félix Wittern
Pêcheur sur le terrain
Au Sandtorkai 68
20457 Hambourg
Allemagne
f5.dpo@fieldfisher.com

Les candidats à des emplois en Inde peuvent contacter notre responsable des réclamations :

Malvieka Joshi
Bureau d'Hyderabad
Bâtiment Skyview 20
8e étage, Unité 801-804
N° de référence 83/1
PARCELLE N° 22 23 24 31 32 33

Raidurgam Madhapur
Hyderabad
Télangana 500081
Inde
m.joshi@f5.com